Clare Chaffey vive, literalmente, el KAIZEN. En su puesto de supervisora de documentación de control de calidad sénior en SEKISUI Diagnostics, en Kent, gestiona el sistema de formación y documentación online (CATSWeb) y proporciona asistencia a otros usuarios. Además, parte de su trabajo implica gestionar los archivos de los registros de calidad y aprobar la documentación relativa a los lotes para Producción.
Aparte del trabajo, Clare es partidaria de la idea de KAIZEN. Como responsable de KAIZEN de la planta de Kent, dirige a un equipo* con el fin de implantar una cultura KAIZEN sostenible. Clare representa a la planta en las reuniones de la división de Diagnostics, publica una revista sobre KAIZEN cada dos meses y mantiene la página de intranet sobre KAIZEN en la intranet de la división de Diagnostics**. ¡Guau!
En la siguiente entrevista, Clare revela cómo lleva a cabo todas estas tareas. ¡Muchas gracias por sus reflexiones, Clare!
¿Por qué cree que las actividades KAIZEN son tan importantes?
La mayoría de los procesos de trabajo incluyen cierto grado de desperdicio y variabilidad. Luego, con el transcurso del tiempo, se observa que estos problemas aumentan. Al llevar a cabo actividades KAIZEN, se pueden solventar los problemas y reducir o incluso eliminar el desperdicio y la variabilidad. Esto supone ahorrar tiempo y dinero para la empresa, algo que siempre es importante. También es una buena forma para las personas que llevan a cabo estos procesos de introducir cambios que les afectan directamente. Pueden ayudan a solucionar un problema que les molesta o incluso les entorpece a lo largo de su rutina diaria. Esto da poder a los empleados y refuerza la moral en toda la empresa.
¿Cuáles son los retos en lo referente a KAIZEN?
Creo que implantar una nueva cultura siempre supone un reto, ya que las personas estamos acostumbradas a pensar y a trabajar de determinada manera. Es propio de la naturaleza humana ver un problema y empezar a pensar cómo arreglarlo haciendo uso de nuestra experiencia. Sin embargo, quizá no se estén identificando la(s) verdadera(s) causa(s) de fondo. Es difícil cambiar esa mentalidad y hacer que las personas se detengan un momento y piensen sobre un nuevo enfoque, especialmente si esto supone dar un paso atrás para tomar perspectiva y empezar a recopilar datos. Esta tarea resulta aún más ardua cuando los procesos implican plazos establecidos.
¿Cómo/dónde encuentra los temas de sus proyectos KAIZEN?
Las ideas para las actividades KAIZEN vienen por lo general de los jefes de departamento o de empleados que llaman la atención sobre determinados problemas que surgen en la realización de sus tareas cotidianas. También pueden venir de la directiva, si hay que hacer frente a un problema específico.
¿Cuánto tiempo invierte en las actividades KAIZEN?
Invierto aproximadamente 2-3 días al mes en tareas relacionadas con KAIZEN. Organizo reuniones mensuales con el equipo de revisión, el equipo de gobernanza y el equipo global. Estas reuniones están diseñadas principalmente para revisar y aprobar las nuevas sugerencias de actividades KAIZEN que han surgido. Hablamos de todas las cuestiones relativas a KAIZEN para la planta y a nivel global para la división. Los miembros del equipo de revisión que facilitan los proyectos ayudan a los responsables de proyecto a utilizar las herramientas KAIZEN necesarias para un proyecto, por ejemplo, ayudando a preparar diagramas de Pareto, colaborando en las sesiones de lluvia de ideas, análisis de datos, etc. Además, cada dos meses publico la revista sobre KAIZEN.
¿Cómo se les ocurrió la idea de publicar una revista sobre KAIZEN?
La idea surgió realmente a partir de 3 objetivos principales que queríamos conseguir:
- Ofrecer regularmente a los empleados información sobre KAIZEN.
- Aumentar el conocimiento de la terminología/las herramientas/los temas relativos a KAIZEN.
- Modernizar el tema e introducir un elemento lúdico para fomentar la participación entre los empleados.
En vez de publicar un boletín genérico, nos decidimos por la idea de crear una revista.
¿Con qué frecuencia se publica y qué cuestiones se abordan?
La revista se publica cada dos meses (6 números al año).
- La página 1 suele presentar las novedades generales sobre la planta, información sobre próximos cursos, información global, información sobre la convención europea KAIZEN, etc.
- El apartado «KAIZEN Showcase» destaca una actividad KAIZEN realizada en la planta. Con ello se pretende dar a conocer una idea puesta en práctica por uno o varios departamentos a toda la planta/división de Diagnostics. Esperamos que esto genere otra idea en otro sitio que lleve a la realización de más actividades.
- El «KAIZEN Corner» está pensado para ofrecer al lector un repaso rápido sobre alguna de las herramientas KAIZEN, por ejemplo, cómo usar un diagrama de Pareto, cuáles son los diferentes tipos de datos, etc.
- Normalmente, hay una competición para animar a los lectores a participar. Además, incluimos una sección con datos de contacto para ayudar a los lectores que tengan preguntas.
¿Cómo se distribuye y a quién?
Se envía una copia en PDF a todos los empleados de la planta de Sekisui Diagnostics en el Reino Unido y se distribuyen ejemplares en papel en las cantinas. También se envía un correo electrónico a los responsables de KAIZEN de las otras plantas de Diagnostics (EE. UU. y Canadá). Además, hay una copia disponible en la página de intranet sobre KAIZEN de la división de Diagnostics.
El último número de la revista KAIZEN de Clare y su equipo.
El último número de la revista KAIZEN de Clare y su equipo.
¿Qué es lo que más le gusta de formar parte de un equipo KAIZEN?
Promover proyectos es una forma interesante de ver cómo funcionan otros departamentos. A veces, esto supone también trabajar con alguna persona de la empresa con la que normalmente no tendrías nada que ver. También me gusta mucho crear la revista y mantener las páginas de la intranet.
¿Qué les recomendaría a las personas que estén interesadas en KAIZEN?
Les recomendaría que se pusieran en contacto con su jefe directo y le manifestaran su interés por el tema. También pueden empezar a participar en las actividades KAIZEN que se lleven a cabo en su planta. Eso les serviría de introducción práctica al proceso y las herramientas que se pueden utilizar.
*Fila trasera, de izquierda a derecha: Richie Stroud, Jim Welham, Pat Soussana, Vicky Wilson
Fila delantera, de izquierda a derecha: Joe Mitchell, Liz Thormann, Jade Punter, Clare Chaffey
No aparecen en la foto: Jon Blundell, Michael Duggan
**La división de Diagnostics tiene plantas en el Reino Unido, San Diego y Lexington (EE. UU.), Pfungstadt (Alemania) y en la Isla del Príncipe Eduardo (PEI, Canadá), dependientes de SEKISUI Medical.
