Clare Chaffey ademt letterlijk in alles KAIZEN uit. In haar rol als Senior QA (Quality Assurance) Documentatie Supervisor bij SEKISUI Diagnostics in Kent beheert zij het online documentatie- en trainingssysteem (CATSWeb) en biedt ze ondersteuning aan andere gebruikers. Ze beheert tevens het archief van de kwaliteitsdocumentatie en verzorgt de batchdocumentatie voor de productie.
Ook na het werk geeft Clare uiting aan KAIZEN. Als hoofd KAIZEN van de vestiging in Kent geeft ze leiding aan het team* om een duurzame KAIZEN cultuur in te voeren. Clare vertegenwoordigt de vestiging tijdens mondiale bijeenkomsten van de Diagnostics Divisions, maakt eens per twee maanden een strip over KAIZEN en onderhoudt de KAIZEN intranetsite op het Intranet van de Diagnostics division**. Wow!
In het navolgende interview laat Clare zien hoe zij al deze taken weet te managen. Bedankt voor je waardevolle bespiegelingen Clare!
Waarom vind je KAIZEN-activiteiten zo belangrijk?
In de meeste bedrijfsprocessen zit een zekere mate van ‘waste’ – verspilling – en afwijkingen. Met gevolg dat er in de loop der tijd problemen ontstaan. Door middel van KAIZEN kun je die problemen herstellen en verspilling en afwijkingen reduceren of er zelfs helemaal uithalen. Dat betekent dat je voor het bedrijf tijd en geld kunt besparen – en dat is altijd belangrijk. Het is ook voor de personen die met de processen bezig zijn een uitstekende methode om veranderingen door te voeren die hen direct raken. Zij kunnen zelf een probleem herstellen waar ze last van hebben of dat hen zelfs dagelijks belemmert in de uitvoering van hun taken. Hiermee zet je de medewerkers in hun kracht en verhoog je hun betrokkenheid bij het bedrijf.
Wat zie je als een uitdaging op het gebied van KAIZEN?
Het is altijd wel een uitdaging, denk ik, om een cultuur te veranderen, omdat mensen gewend zijn op een bepaalde manier te denken en werken. Het ligt in de aard van de mens om een bepaald probleem te onderkennen en na te gaan denken hoe je dat op basis van je eigen ervaringen gaat oplossen. Hoewel je dan misschien niet de onderliggende oorzaak of oorzaken geïdentificeerd hebt. Het is heel moeilijk om die mindset, dat denkpatroon, te veranderen en mensen stil te laten staan bij en na te laten denken over een andere aanpak, vooral als dat betekent dat je even een stapje terug moet zetten om het geheel beter in beeld te krijgen en informatie moet gaan verzamelen. En dat wordt nog uitdagender als je ook nog eens met deadlines in je proces te maken hebt.
Hoe/waar vind je onderwerpen voor je KAIZEN-projecten?
Ideeën voor KAIZEN-activiteiten zijn meestal afkomstig van de afdelingsmanagers of van de medewerkers die problemen tegenkomen tijdens hun dagelijkse werkzaamheden. Ze kunnen eveneens afkomstig zijn van het senior management als het gaat om de aanpak van een specifiek probleem.
Hoeveel tijd besteed je aan KAIZEN-activiteiten?
Ik ben ongeveer twee tot drie dagen per maand bezig met KAIZIN-taken. Ik regel de maandelijkse vergaderingen met het review team (evaluatieteam), het governance team (bestuurlijk team) en het mondiale team. Deze vergaderingen zijn met name bedoeld om alle binnengekomen nieuwe voorstellen voor KAIZEN-activiteiten te evalueren en goed te keuren. We bespreken er alle KAIZEN-gerelateerde zaken voor de vestiging en voor de hele Divisie wereldwijd. De leden van het review team die de projecten faciliteren, bieden ondersteuning aan de projectleiders inzake het kiezen van de juiste KAIZEN-instrumenten die voor het project nodig zijn zoals het opstellen van pareto diagrammen, ondersteuning bieden bij brainstormsessies, data-analyses, etc. Tenslotte maak ik om de twee maanden een KAIZIN-strip.
Hoe kwam je op het idee om een KAIZEN-strip uit te geven?
Het idee kwam eigenlijk op basis van drie belangrijke punten die we wilden bereiken:
- De medewerkers regelmatig een update geven over KAIZEN.
- Het begrip van KAIZEN-terminologie, instrumenten en onderwerpen vergroten.
- Het onderwerp in een nieuw jasje gieten en een fun-element eraan toevoegen om de betrokkenheid bij de medewerkers te vergroten.
Het idee van een strip leek ons veel beter dan een algemene nieuwsbrief!
Hoe vaak wordt die uitgegeven en welke onderwerpen komen erin aan bod?
De strip komt om de twee maanden uit (zes edities per jaar)
- Pagina 1 bevat gewoonlijk de algemene updates van het bedrijf, info over komende trainingen, info uit alle werelddelen, info over de Europese KAIZEN conventie enz.
- KAIZEN Showcase gaat in op een afgeronde KAIZEN-activiteit op de locatie. Dit is bedoeld om de hele fabriek of divisie te informeren over een idee dat door een of meerdere afdelingen is geïmplementeerd. Hopelijk vonkt dit tot nieuwe ideeën op ander plaatsen, wat weer tot meer activiteiten leidt.
- De KAIZEN Corner is bedoeld om de lezer snel op te frissen over een KAIZEN instrument, bijvoorbeeld hoe je een paretodiagram kunt gebruiken, welke verschillende soorten data er zijn enz.
- Gewoonlijk is er een prijsvraag om de lezers er meer bij te betrekken. En we hebben ook een deel bestemd voor contactgegevens om lezers op weg te helpen bij eventuele vragen.
Hoe wordt de strip verspreid en aan wie?
Alle medewerkers van Sekisui Diagnostics UK krijgen een PDF-exemplaar van de strip en er ligt een papieren editie in de kantines. De KAIZEN-leiders van de andere vestigingen van Diagnostics (USA en Canada) ontvangen eveneens een e-mail. Er staat ook een kopie op de intranetpagina van de Diagnostics Divisie.
De meest recente KAIZEN strip van Clare en haar team.
De meest recente KAIZEN strip van Clare en haar team.
Wat vind je leukste aan je deelname aan een KAIZEN-team?
Het mede mogelijk maken van projecten is een interessante manier om te zien hoe andere afdelingen werken. Soms houdt het ook in dat je met iemand uit het bedrijf samenwerkt met wie je normaal gesproken geen contact zou hebben. Daarnaast vind ik het heel erg leuk om de strip te maken en de intranetsites te onderhouden.
Wat zou jij personen adviseren die in KAIZEN geïnteresseerd zijn?
Mijn advies zou zijn: praat met je leidinggevende en laat zien dat je interesse hebt in het onderwerp. Ze kunnen dan langzamerhand meer betrokken raken bij de KAIZEN-activiteiten die op hun bedrijf plaatsvinden. Het biedt ze een praktische introductie in het proces en de instrumenten die ze kunnen gebruiken.
*Achterste rij van links naar recht: Richie Stroud, Jim Welham, Pat Soussana, Vicky Wilson
Voorste rij van links naar rechts: Joe Mitchell, Liz Thormann, Jade Punter, Clare Chaffey
Niet op de foto: Jon Blundell, Michael Duggan
**De Diagnostics Divisie heeft vestigingen Groot-Brittannië, San Diego, Lexington, Pfungstadt en Prince Edward Island (Canada), en valt onder SEKISUI Medical.
