In november vindt in Düsseldorf de zevende KAIZEN Conventie plaats. Teams van de verschillende Europese SEKISUI fabrieken die hiervoor de interne wedstrijden gewonnen hebben, gaan tijdens dit evenement met elkaar de strijd aan. In de aanloop naar de Conventie van dit jaar nemen we een kijkje achter de schermen bij SEKISUI S-Lec en kijken naar de stand van zaken op het gebied van de interne KAIZEN activiteiten: van het kiezen van thema’s tot het huldigen van de winnaars.
KAIZEN is in de eerste plaats een continu verbeteringsproces binnen de Japanse cultuur van productiebedrijven. Met deze activiteit probeert SEKISUI een bedrijfscultuur te creëren waarin de dagelijkse routine en gewoontes steeds verbeterd worden. Op die manier kunnen de mogelijkheden en het groeipotentieel van iedere medewerker op de werkvloer en het kantoor verhoogd worden. SEKISUI draagt op die manier bij aan de versterking van de bedrijfsstructuur en de verbetering van zijn financiële prestaties.
Het hoogtepunt van de KAIZEN-activiteiten in Europa is de jaarlijkse Kaizen Conventie, dit jaar gehouden op 21 november in het Duitse Düsseldorf. Ook vorig jaar vond het evenement in Duitsland plaats, toen SEKISUI Alveo in Geisenheim gastheer was van de zesde editie. SEKISUI S-Lec mocht zich vorig jaar winnaar noemen. Daarom gaan we dit jaar eens wat nauwgezetter kijken naar de interne KAIZEN-activiteiten van SEKISUI S-Lec.
Het jaarlijkse business plan van SEKISUI S-Lec: basis van de interne KAIZEN-activiteit
SEKISUI S-Lec beschikt in Nederland over twee bedrijven – in Roermond en Geleen – en is gespecialiseerd in glaslaminaat technologie voor de automotive industrie en architectuursector. Een belangrijk bestanddeel van KAIZEN is dat de activiteit nauw verbonden is met het management van het bedrijfsbeleid. Managing Director Yoshio Aoshima van SEKISUI S-Lec stelt ieder jaar een businessplan op met vijf tot zeven onderwerpen die uiteenlopen van winstmaximalisatie tot veiligheid op de werkplek. De plannen van de verschillende afdelingen zijn gebaseerd op dit business plan. De afdelingsteams kiezen mogelijke thema’s op basis van deze onderwerpen.
SEKISUI S-Lec onderscheidt grofweg drie verschillende typen afdelingen: productie, techniek en ondersteuning. De drie afdelingen verschillen in hun belangrijkste gebied van activiteiten. Productie bijvoorbeeld is vooral bezig met productie-gerelateerde onderwerpen, de technische afdelingen richten zich voornamelijk op proces- en productengineering. De ondersteunende diensten daarentegen bestrijken een breed scala van activiteiten zoals logistiek, financiën en HRM.
Dit jaar namen in totaal 21 teams deel aan de interne KAIZEN-competitie van SEKISUI S-Lec: 10 productieteams, 4 technische teams en 7 teams van de ondersteunende diensten. En zoals het technische project “Stable supply PVOH” (stabiele productie PVOH) liet zien, was de competitie niet enkel beperkt tot SEKISUI S-Lec. Er was ook samenwerking met ander Europese locaties mogelijk. In dit specifieke project, dat zich richtte op de productie van stabiel Polyvinyl Alcohol (PVOH), werkten onderzoekers van SEKISUI S-Lec en Sekisui Specialty Chemicals uit Tarragona samen.
Analyse, presentatie, analyse: selectie en evaluatie van KAIZEN thema’s
De KAIZEN activiteiten duurden van december 2016 tot oktober 2017. Maar voordat de 21 teams begonnen was er een uitgebreide voorbereidende fase. Die begon al in november 2016 toen de afdelingen een start maakten met de analyse en het bedenken van de thema’s. Nadat een thema was geselecteerd op basis van de onderwerpen uit het businessplan, bestudeerde het team de huidige situatie en beschreef het zowel de problemen als uitdagingen, zoals de discrepantie tussen doelstelling en huidige performance.
De kick off presentatie op 12 december 2016 markeerde de formele start van de KAIZEN activiteiten. Die dag presenteerden de leden van de SEKISUI S-Lec Board Meeting (SBM) de door hun afdelingen voorgestelde thema’s en werd besproken of deze al dan niet geschikt waren voor de KAIZEN-activiteit. De SBM bestaat uit 8 leden in totaal en vertegenwoordigt bij SEKISUI S-Lec het hoogste managementniveau. De enige en doorslaggevende factor is of het project de dagelijkse werkzaamheden kan verbeteren.
De teams die op deze wijze geselecteerd waren, begonnen begin 2017 met uitgebreide analyses van concrete situaties. SEKISUI S-Lec heeft bijvoorbeeld een verpakkingsafdeling. In deze fase analyseerde het team van het steunproject “Repacking Big Bags” (big bags omzakken) de oorzaken van het optillen en verpakken van grotere objecten, de reden waarom de medewerkers regelmatig lichamelijke klachten opliepen. Het team vroeg zich af of de medewerkers deze taken in de toekomst gemakkelijker konden doen, zodat ze gezonder zouden blijven en om aan de noden van de oudere werknemers tegemoet te komen.
Coaching: negen stappen tot succes
Nadat afronding van de uitgebreide analyse startte de feitelijke KAIZEN activiteit. De voortgang hiervan sluit nauw aan bij de negen stappen van KAIZEN, die ook wel als richtlijn voor het werk van de teams worden beschouwd. Om te garanderen dat de teams ook alle negen stappen van KAIZEN zouden doorlopen, ontwikkelde Hikono san, KAIZEN manager van SEKISUI Europe en verantwoordelijk voor de KAIZEN activiteiten in Europa, een bijpassend format.
Om het gebruik van het format voor de teams te vereenvoudigen en er zeker van te zijn dat het proces soepel kon verlopen, werden er bij SEKISUI S-Lec tijdens de lopende KAIZEN activiteit in februari, april, juni en september vier coaching sessies gehouden onder leiding van Hikono san, die hiervoor speciaal twee dagen naar SEKISUI S-Lec kwam. Op deze data coachte Hikono san de teams individueel op basis van de op dat moment geldende status van de projecten.
“Dag van het vonnis”: interne KAIZEN competitiedagen en de prijsuitreiking
De twee winnaars van de interne KAIZEN activiteit – er was één winnaar per bedrijf – werden bepaald tijdens de interne competitiedagen op 12 en 13 oktober. Beide bedrijven verzorgden een competitiedag. De jury die de winnaars vaststelde, bestond uit vijf van de acht SBM-leden.
Tijdens deze dagen presenteerden de 21 teams hun projecten. Elk team kreeg 20 minuten om zijn werk te introduceren en de jury tijdens de aansluitende Vraag & Antwoord-ronde van hun planuitwerking te overtuigen. De twee winnaars werden op 16 oktober tijdens een interne prijsuitreiking bekend gemaakt en zullen op 21 november naar Düsseldorf afreizen om deel te nemen aan de zevende KAIZEN Conferentie.
