Clare Chaffey lebt KAIZEN. In ihrer Funktion als ‚Senior QA (Quality Assurance) Documentation Supervisor‘ bei SEKISUI Diagnostics in Kent verwaltet sie das Online-Dokumentations- und Trainingssystem (CATSWeb) und unterstützt gleichzeitig dessen Anwender. Auch das Management der Qualitätsaufzeichnungen und die Freigabe der chargenbezogenen Unterlagen für die Produktion gehören zu ihren Aufgaben.
Nach Feierabend unterstützt Clare dann die KAIZEN-Aktionen vor Ort. Als KAIZEN-Leiterin des Standorts hilft sie dem Team* bei der Umsetzung einer nachhaltigen KAIZEN-Kultur. Sie vertritt außerdem den Standort bei den globalen Treffen aller Diagnostics-Abteilungen, veröffentlicht alle zwei Monate einen KAIZEN-Comic und pflegt die KAIZEN-Intranetseite. Wow!
Im folgenden Interview verrät Clare, wie sie all diese Aufgaben bewältigt. Vielen Dank für deine Einblicke, Clare!
Warum sind Ihrer Meinung nach die KAIZEN-Aktivitäten so wichtig?
Bei den meisten Arbeitsprozessen kommt es irgendwann zu überflüssigen Vorgängen oder Veränderungen. Im Laufe der Zeit treten dadurch immer mehr Probleme auf. Durch KAIZEN-Maßnahmen können diese Probleme behoben werden – und unnötige Handlungen reduziert oder sogar beseitigt werden. Das bedeutet, dass das Unternehmen Zeit und Geld spart, was immer wichtig ist. Es ist auch eine gute Möglichkeit für Personen, die an diesen Prozessen arbeiten, Änderungen vorzunehmen, die sie direkt betreffen. Sie können helfen, Probleme zu lösen, die sie bei ihrer Arbeit behindern. Dies stärkt und motiviert die Mitarbeiter und erhöht die Arbeitsmoral im Unternehmen.
Was sind die Herausforderungen bei KAIZEN?
Ich denke, die Einführung von neuen Prozessen ist immer eine Herausforderung, denn die Menschen sind es gewohnt, auf eine bestimmte Weise zu denken und zu arbeiten. Es liegt in der menschlichen Natur, ein Problem zu sehen und darüber nachzudenken, wie man es beheben kann – aber man identifiziert vielleicht nicht immer die wahre(n) Ursache(n). Es ist schwierig, diese Denkweise zu durchbrechen und Mitarbeiter dazu zu bringen, über einen anderen Ansatz nachzudenken. Besonders wenn es bedeutet, einen Schritt zurückzutreten, um das Gesamtbild zu sehen und Daten zu sammeln. Und es wird noch schwieriger, wenn Deadlines im Spiel sind.
Wie/wo finden Sie Themen für Ihre KAIZEN-Projekte?
Ideen für KAIZEN-Projekte kommen in der Regel von Abteilungsleitern oder Mitarbeitern, die von Problemen bei ihrer täglichen Arbeit berichten. Sie kommen aber auch mal von der Unternehmensleitung, wenn ein bestimmtes Problem gelöst werden muss.
Wie viel Zeit verbringen Sie mit KAIZEN-Aktivitäten?
Ich verbringe ca. 2-3 Tage im Monat mit KAIZEN-Aufgaben. Ich arrangiere monatliche Treffen mit dem Review-Team, dem Governance-Team und dem globalen Team. Diese dienen hauptsächlich dazu, neue KAIZEN-Aktivitäten zu prüfen und zu genehmigen. Wir besprechen alle KAIZEN-Themen für den Standort und global für die Abteilungen. Für Mitglieder des Review-Teams, die bei den Projekten helfen, sind die Meetings da, um den Projektleiter mit den passenden Tools zu unterstützen, z.B. bei der Erstellung von Pareto-Grafiken, Brainstorming-Sessions, Datenanalysen usw. Und ich veröffentliche alle zwei Monate unseren KAIZEN-Comic.
Wie sind Sie auf die Idee gekommen, einen KAIZEN-Comic zu veröffentlichen?
Mit der Idee wollten wir drei Dinge erreichen:
- Die Mitarbeiter regelmäßig über KAIZEN informieren.
- Das Verständnis für KAIZEN Termini/Tools/Themen stärken.
- Das Thema neu erfinden und mit einem spaßigen Element versehen, um das Engagement der Mitarbeiter zu steigern.
Anstatt einen Newsletter zu veröffentlichen, haben wir uns für den Comic entschieden!
Wie oft wird der Comic veröffentlicht und welche Themen werden behandelt?
Der Comic erscheint alle zwei Monate (6 Ausgaben pro Jahr).
- Seite 1 enthält allgemeine Informationen über das Unternehmen, Trainings, globale Informationen, die europäische KAIZEN Convention, etc.
- ‚KAIZEN Showcase‘ zeigt eine abgeschlossene KAIZEN-Aktivität des Unternehmens. Dadurch soll eine Idee, die von einer oder mehreren Abteilungen umgesetzt wird, an den gesamten Standort / die Abteilung Diagnostics weitergegeben werden. In der Hoffnung, irgendwo eine andere Idee auszulösen.
- ‚KAIZEN Corner‘ wurde entwickelt, um dem Leser KAIZEN-Tools näherzubringen, z.B. wie man ein Pareto-Diagramm verwendet, welche verschiedenen Daten erhoben werden können, etc.
- In der Regel gibt es auch noch ein Gewinnspiel. Und ein Abschnitt mit Kontaktdaten, an wen man sich bei Fragen wenden kann.
Wie und an wen wird es verteilt?
Der KAIZEN Comic wird als PDF-Dokument an alle Mitarbeiter von SEKISUI Diagnostics in Großbritannien geschickt und er liegt als Ausdruck in den Kantinen. Er wird außerdem per Mail an die KAIZEN-Leiter der anderen Diagnostics-Standorte (USA und Kanada) gesendet. Und er ist auf der KAIZEN-Intranetseite der Diagnostics Abteilung zu sehen.
Der neueste KAIZEN comic von Clare und ihrem Team.
Der neueste KAIZEN comic von Clare und ihrem Team.
Was gefällt Ihnen am besten daran, Teil eines KAIZEN-Teams zu sein?
Solche Projekte sind immer eine interessante Möglichkeit, um zu sehen wie andere Abteilungen arbeiten. Manchmal bedeutet es auch, dass man mit jemandem aus dem Unternehmen zusammenarbeitet, mit dem man normalerweise gar nicht in Kontakt kommt. Und ich mag es einfach, den Comic zu erstellen und die Intranet-Seiten zu pflegen.
Was würden Sie jemandem empfehlen, der sich für KAIZEN interessiert?
Ich mit dem Vorgesetzten sprechen und Interesse an dem Thema zu bekunden. Dann kann man damit anfangen, sich an den KAIZEN-Aktivitäten im Unternehmen zu beteiligen. Das wäre eine praktische Einführung in das Thema.
* Hintere Reihe v.l.n.r.: Richie Stroud, Jim Welham, Pat Soussana, Vicky Wilson
Vordere Reihe v.l.n.r.: Joe Mitchell, Liz Thormann, Jade Punter, Clare Chaffey
Nicht auf dem Bild: Jon Blundell, Michael Duggan
**Die Diagnostics verfügt über Standorte in Großbritannien, San Diego, Lexington, Pfungstadt und PEI, die an SEKISUI Medical berichten.
